Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Важное значение для успешного бизнеса имеет правильная организация закупок, независимо от масштаба компании. Если мы говорим о небольшом предприятии, которое может заниматься закупками внутри со своими помощниками, то с увеличением бизнеса количество времени и ресурсов также увеличивается. В этом случае автоматизация закупок является наилучшим решением. На примере данной статьи рассмотрим, что такое автоматизация закупок, а также как она может быть выгодной для бизнеса.
Автоматизированные закупки – что это и какие преимущества они предоставляют?
Основная цель автоматизации процесса закупок в компании – повышение эффективности работы отдела закупок и всей организации в целом. Для достижения этой цели используется специализированное программное обеспечение, которое позволяет руководству компании собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Кроме того, автоматизированная система закупок позволяет владельцу бизнеса анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.
Программа автоматизированных закупок является ценным сотрудником компании, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплаты и работает гораздо быстрее отдела закупок в целом. Автоматизация закупок на предприятии позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить процесс закупки на 20-30%. Это также повышает прозрачность алгоритма и помогает избежать сомнительных операций со стороны закупщиков.
Кроме того, автоматизация закупок помогает руководству фирмы контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, а также позволяет видеть, насколько эффективно они работают. Данные об аккумулируются в единой системе, что помогает избежать потерь документации и предоставляет возможность ее хранения в упорядоченном комплекте. Более того, компании, которые автоматизируют закупки, увеличивают количество поставщиков, что создает между ними конкуренцию и повышает вероятность предложения товаров или услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.
Одним из недостатков автоматической организации процесса закупок является необходимость обучать сотрудников работе с системой. В небольшой фирме это можно осуществить довольно легко, в то время как в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть более сложным заданием. Однако, компании, специализирующиеся на установке и внедрении таких систем, предоставляют презентации и гайды для работы с ними.
Например, автоматизация складского хозяйства в компании "Вимм-Билль-Данн" позволила сократить количество возвратов продукции практически на 50%, увеличить количество обрабатываемых заказов на треть и повысить точность работ с 77% до 99%.
Как оптимизировать системы для автоматических закупок
При автоматизации бизнес-процессов важно учитывать уникальность каждой компании и выбирать соответствующие системы и технологии. Особенно это касается систем организации закупок. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиалы — 1С ERP, для полноценной автоматизации закупок необходимо будет выстраивать связи между разными системами и проводить доработки.
Хотя можно использовать локальные базы данных, они имеют недостатки. Во-первых, конфиденциальная информация может быть украдена или потеряна. Во-вторых, руководители находятся в затруднении при поиске истории тендеров, отчетов и прочей информации. Это занимает много времени и замедляет бизнес-процессы. В-третьих, когда коммуникация с поставщиками осуществляется через электронную почту и телефон, история ее переписки теряется, что приводит к потере доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами. В-четвертых, компании должны каждый раз создавать новые формы и шаблоны документов, действуя без систематизированного хранилища, что отнимает много времени.
В целом, локальные базы данных подходят только для начинающих предпринимателей. С расширением бизнеса они утрачивают свою актуальность на фоне использования автоматизированных систем организации закупок, которые решают все вышеперечисленные проблемы.
Внедрение автоматизированных систем способно существенно повлиять на бизнес-процессы компании, однако этот процесс состоит из нескольких этапов.
Вначале специалисты по внедрению должны изучить особенности бизнес-процессов в компании, чтобы грамотно спроектировать и разработать систему, а также учитывать программное обеспечение фирмы, чтобы избежать неполадок в работе системы. Специалисты по внедрению могут подобрать индивидуальное решение для каждой компании.
После установки системы, компания должна обучить сотрудников работе с новой системой закупок. Оптимальный вариант в первое время - запустить ее в тестовом режиме. Это поможет познакомиться с новшеством сотрудникам без спешки и убедиться в ее качестве работы для руководства. Если в компании несколько подразделений, то такую систему необходимо растиражировать на каждое из них.
Специализированные компании, которые помогают в внедрении систем, обладают отделами технической поддержки, где можно получить помощь в случае возникновения вопросов. Главное - выбрать правильного поставщика подобных услуг, чтобы убедиться в качестве их работы.
Фото: freepik.com